Muchos de nosotros hemos pasado por ese momento en el que tenemos que organizar un evento o desarrollar un proyecto, pero nos hace falta la colaboración de patrocinadores; ya sea mediante aportaciones materiales o económicas.

Es una buena solución, que puede convertirse en un proceso duro, largo e infructuoso si no se hace de la forma adecuada y no se cuidan los detalles. Nada es imposible de lograr si se trabaja de la forma adecuada y se elabora un proyecto o se define un evento totalmente justificado y con unos objetivos precisos.

 

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Cuando hay que enfrentarse a algo así, es conveniente establecer una estrategia y seguir una serie de pasos que nos ayuden a alcanzar el éxito.

 

Definir qué tipo de patrocinadores son los más adecuados para tu evento

 

Hemos de definir qué queremos comunicar a través de nuestro evento. Una vez hayas decidido qué tipo de empresas o instituciones quieres que patrocinen tu proyecto has de hacer una lista de las mismas y discriminar con cuáles puedes obtener mayor rendimientos, con cuáles tienes mayores posibilidades de éxito y cuál es el público objetivo de estas empresas. Esto implica estudiar lo que tú y tu evento van a ofrecer a la empresa.

 

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Definir tu competencia y estudiar sus eventos

 

Es importante repasar qué eventos ha desarrollado tu competencias y cuáles tiene en proyecto, para no coincidir, no repetir. Ser innovador y creativo va a abrirte las puertas de las empresas; has de serlo a la hora de crear tu proyecto y a la hora de presentarlo a otros, que vean genialidad, eficacia, eficiencia y brillantez en el mismo.

 

Estudiar las características y objetivos de la empresa. Y definir tu público objetivo y el de las empresas a cuyas puerta vas a llamar.

 

Has de buscar cuáles son los objetivos de la empresa a corto, medio y largo plazo y por qué les puede interesar tu evento. Si han patrocinada eventos o proyectos similares al que les ofreces y si entra dentro de las políticas de patrocinio de la empresa. Hay empresas que únicamente patrocinan determinados eventos, por norma, esto debes tenerlo muy en cuenta.

No vas a pedir ayuda sino que ofrecerás una colaboración mutua que será beneficiosa para ambos. Es por esto que debes definir correctamente tu filosofía y que esta coincida con lo que buscan las empresas patrocinadoras.

 

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Elaborar una propuesta de patrocinio

 

Para elaborar una propuesta adecuada son indispensables una serie de elementos:

  • Exponer quiénes somos y qué hacemos, presentarnos adecuadamente. Tratar de exponer con claridad nuestros objetivos
  • Explicar las características del proyecto. Lugar, tiempo, duración, objetivos, público, plan de trabajo.
  • Presentar un presupuesto completo y desarrollar los motivos por los que precisamos un patrocinador. Incluso detallar si existen varios tipos de patrocinio o si se puede patrocinar solo una parte o un área del proyecto.
  • Explicar los beneficios que obtendrá: fiscales, publicitarios (como elegir el naming del evento, por ejemplo), de networking, de imagen de marca,…

 

Procura además:

 

  1. Incluir toda la información necesaria en el dossier, especialmente la que pueda interesar a tu candidato a patrocinador.
  2. Cuidar la presentación y el lenguaje. Ha de ser claro, conciso y ordenado, para que encuentren lo que quieres que vean con claridad, para esto es importante estudiar los formatos a emplear para llamar la atención. Sin embargo, no olvides la originalidad y la creatividad.

 

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Determinar los tiempos y la estrategia con la que vamos a obtener patrocinios

 

Establecer un cronograma adecuado y los niveles de patrocinio (oro, plata, bronce):

  • Publicidad in-situ, tipos de acciones promocionales, tiempo,…
  • Formas de pago, uso de los fondos, entradas a disposición de la empresa, contratos.
  • Fechas límites de pago, de entrega de logos.
  • Comprobar las fisuras de nuestro dossier, para que no tenga fisuras y resulte claro y contundente

 

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Escuchar a tus posibles patrocinadores

 

Esto es de vital importancia, puesto que nos pueden sugerir opciones de mejora en las que no habíamos pensado. La flexibilidad te puede beneficiar de forma positiva, ya que ofrecer una propuesta adaptada puede procurarte mayores beneficios y hacer a la otra parte más feliz y más satisfecha.

Y, después del evento, cuida tu relación con tus patrocinadores, la fidelización de los mismos creará lazos que te facilitarán el desarrollo de futuros proyectos y la rápida obtención de fondos, teniendo un camino previo preparado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Es posible que muchas personas se pregunten qué sentido tienen el protocolo de empresa, un término que suena antiguo y desfasado, en las empresas modernas y en las formas de trabajo actuales. Sin embargo, todos aquellos que vivimos en sociedad necesitamos una serie de normas que nos ayuden a empatizar y que equilibren las relaciones humanas, sean del tipo que sean.

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La necesidad de conocer aspectos culturales de la otra parte negociadora

Después de China e India, Brasil es la tercera potencia económica emergente, poseyendo el mercado más grande América Latina, con un 40% del total. Es por este motivo que, tal vez te interese leer este post.

La cultura corporativa se ve imbuida en las tradiciones del país en el que surge, se desarrolla o negocia, siendo de vital importancia las emociones, aquellas que pueden hacer factible o no el cierre de una negociación. Las buenas relaciones personales ayudan a prolongar las sinergias en el tiempo y a hacerlas más fuertes. Si bien es cierto que este tipo de procesos las alargan en el tiempo, consolidan los lazos que unen ambas partes.

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Sara Riano, unsplash

Desde este enfoque podemos hablar de la importancia de preparar el camino de la negociación, también teniendo en cuenta los factores del protocolo.

¿Qué quiere decir esto? Pues que lo planificaremos muy técnicamente para alinear el camino hacia la cordialidad y la empatía, que nos facilitarán el trabajo.

Los negociadores brasileños, cómo son

Los brasileños no son amigos de las presiones, el regateo, ni de las situaciones de enfrentamiento. No van a ofrecerte todos los datos en un primer encuentro, por lo que te recomendamos paciencia y cordialidad. La confianza y los lazos sociales va a ser un factor clave a la hora de alcanzar el éxito negociador, en Brasil.

Si puedes acercarte a ellos a través de un contacto local tendrás el camino allanado, en cierta forma y podrá ayudarte con todas las dificultades que puedan surgir. Esta figura se conoce con el término “despachante”. Su importancia radica en que te puede facilitar el camino inicial evitándote unas cuantas llamadas de “reconocimiento” y conocimiento.

Sergio Souza, unsplash

Brasil es un país de gente sociable , amigable y que gusta de disfrutar de las reuniones amenas, largas y distendidas. Son conservadores y necesitan estar seguros de la fiabilidad de la otra parte, pero también son cercanos y emotivos. Un brasileño va a valorar que usted muestre sus emociones de forma sincera, pero sin excesos y sin sobrepasar los límites que requiere la compostura empresarial clásica.

Valoran que se les dedique tiempo, por lo que salir corriendo al terminar una reunión no les va a gustar. De la misma forma que has de tomarte con calma el fin de la reunión debes tener en cuenta que es posible que no sean puntuales al llegar. Se toman su tiempo para todo y no es para ellos una informalidad.

Esperan que la negociación se haga con aquellas personas que puedan decidir por sí mismas y que tengan un cargo acorde. Y no les gusta que les cambien al negociador, ya que invierten su tiempo en conocerlo realmente.

Aquacara, unsplash

De la misma forma, les gusta dejar todos los cabos legales bien atados y todos los aspectos del negocio bien cerrados. Eso sí, haz frente a las cuestiones de forma global y directa, no son amigos de las personas que se obsesionan con asuntos puntuales de una negociación y no aportan una visión global, especialmente en las primeras reuniones.

Van a debatir todos los detalles, a medida que te conozcan más y se vaya profundizando en la negociación, prepárate con paciencia para ello.

Respeta las jerarquías, ellos las tienen muy claras y las criticas las encajan mejor si se hacen a modo de sugerencia. Evita enfrentamientos, no ejerzas presión ni regatees, respeta su carácter afable y respetuoso.

Son muy respetuosos con las mujeres profesionales, de la misma forma que con los hombres.

En el momento de la negociación

Es normal que se ofrezca café, no solo al principio o al final, sino que puedes solicitarlo todas las veces que se precise, forma parte de su cordialidad y buen hacer.

Al entrar en una reunión saluda a todos, de pie, y dando la mano, mientras te presentas. Si al principio te preguntan sobre otros temas, responde de manera natural y cercana, luego podrás ofrecerles documentación acerca de la negociación. Es una manera de entrar en confianza, necesaria para el buen funcionamiento de la reunión posterior. Te puede parecer una pérdida de tiempo, pero forma parte de la idiosincrasia propia de Brasil, que, como ya hemos dicho, gusta de saborear cada momento. Por eso, no te va a funcionar tratar de negociar a distancia, tendrás que reunirte con ellos.

Puede que interrumpan varias veces, incluso para atender llamadas telefónicas o a otros clientes. Esto no es falta de cortesía, se considera algo inherente al transcurrir común de una jornada laboral.

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Nunca hables de los tres temas conflictivos típicos: religión, fútbol o política.

Comidas de negocios

Puede que haya reuniones a la hora del almuerzo con el fin de trasladar la negociación a un ambiente más relajado y distendido, pero se opta por restaurantes de prestigio. Paga siempre aquel que invita.

Benjamin Sow, unsplash

Procura llevar un detalle o devolver la cortesía con una nota al día siguiente.

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Otras cuestiones

Los regalos se entregan al final y se abren en ese momento. Y las tarjetas también se entregan al final, antes del apretón de manos con el que es corriente cerrar las negociaciones.

En cuanto a la forma de vestir para las negociaciones, en Brasil, es clásica y formal.

El 5 de mayo de 2018, la Comisión para las Políticas Integrales de Discapacidad de la Cámara Alta aprobó una moción que instaba a los medios de comunicación a ser accesibles a las personas con diversidad funcional; además, pide al Gobierno la revisión de la guía de estilo sobre este mismo tema para que los periodistas empleen un lenguaje apropiado e inclusivo cuando se refieran a este colectivo.

 

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Nathan Anderson, en unsplash

 

Organizar eventos con criterios de comunicación accesible es necesario en un mundo empresarial cada día más comprometido con la RSC. Este factor tan  básico permite que nuestros eventos sean mejores para todos, garantizando cubrir las necesidades de todos aquellas personas con diversidad funcional y acercándolos a nuestra marca.

Pero no se trata de tener en cuenta las necesidades específicas más evidentes, o de crear eventos especiales con criterios especiales; es hora de ir más allá, para lograr eventos inclusivos de verdad, integrando la diversidad como normalidad.

 

Elementos esenciales para que nuestros eventos sean físicamente accesibles

 

  1. Que nuestro evento cuente con una web accesible

¿En qué consiste esa accesibilidad? Pues en que se adapta a las necesidades de las personas con dificultades para oír, ver, moverse o entender informaciones o datos complejos. De hecho, el W3C -World Wide Web Consortium, establece estándares para la óptima navegación en internet.

Las características que reúne una página web accesible son:

  • Imágenes con descripción adjunta, para quien no puede verlas
  • Contraste ente fondo y escritura, para poder ver mejor
  • Vídeos subtitulados, o en lengua de signos, y con audio descripciones
  • Formularios adaptados, para personas con diversidad funcional.
  • Enlaces fácilmente accesibles y visibles

 

No olvidemos que esto también va a favorecer el posicionamiento en los motores de búsqueda, recompensándonos por partida doble. Y que un 15% de la población tiene algún tipo de discapacidad, por lo que el porcentaje es alto a la hora de buscar público.

 

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Ryoji iwata, en unsplash

 

Además, las páginas de nuestros eventos, y la información que se mande a nuestro público e invitados, han de indicar todos las medidas que hemos tomado en referencia a facilitar la integración: azafatas, espacios adaptados, alojamientos adaptados, intérpretes, pantallas, zonas reservadas,… Esto puede hacerse a través de guías de accesibilidad, por ejemplo.

 

2. Espacios para eventos que respeten la normativa vigente:

Debemos auditar los espacios antes de elegirlos y revisarlos antes del evento. Estudiar las modificaciones necesarias, si hubiese que hacerlas, y calcular la viabilidad.

Hemos de asegurarnos de que los trabajadores del evento están debidamente formados para atender y ayudar al público asistente, con diversidad funcional.

 

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3. Cuidar que la gestión del evento favorezca la integración.

¿Qué hacemos para lograr esto?

  • Procurar la existencia de espacios adaptados.
  • Adoptar medios que aseguren la movilidad y faciliten los desplazamientos, propiciando la autonomía de los individuos con diversidad funcional.
  • Procurar la transcripción y la interpretación en directo y la presencia de guías para sordos y sordociegos.

 

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Elementos esenciales para que nuestros eventos sean comunicativamente accesibles

 

No se trata de que nuestro evento sea físicamente accesible, sino que además, el mensaje de nuestro evento sea accesible, de lo contrario no lograremos el objetivo de llegar a todo el público de la misma forma. Ese es nuestro verdadero objetivo: se trata de evitar la discriminación comunicativa, comunicando de forma inclusiva.

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¿Qué medios emplearemos para lograr el éxito?

 

  • Favorecer la accesibilidad cognitiva
  • Establecer comunicación socialmente adaptada
  • Mensaje dirigido y orientado a todo nuestro público, teniendo en cuenta las peculiaridades de cada uno.
  • Evitar el exceso de información visual o auditiva, esto puede distraer del mensaje a determinadas personas

 

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Bryan Minear, en unsplash

 

Las buenas prácticas son adecuadas siempre y van  a posicionar mejor nuestra marca, por lo que con ellas ganamos todos. De ahí la importancia de adaptar nuestros actos, integrando a todos en la normalidad. ¡Entre todos podemos!

 

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My life through a lens, en unsplash

 

 

Si tu propósito es negociar con un miembro de la comunidad china para llevar a cabo acuerdos de compraventa, distribución, fabricación,… lo primero que debes tener en cuenta son las diferencias culturales que van a influir en la negociación. Este es el medio para tener éxito en las negociaciones y establecer relaciones estables y provechosas con nuestros clientes, proveedores o socios chinos.

Los negocios en China atienden a razones diferentes, ligadas a la cultura, y se cierran de modo diferente. No vas de turismo, por lo que es necesario planear una adecuada estrategia de negociación y armarse de paciencia, puesto que en China los tratos requieren de más tiempo y diferentes procesos para ser cerrados.

A tener en cuenta:

  1. La paciencia, algo que vas a trabajar a lo largo de todo el proceso. La cultura y la filosofía china son muy diferentes a la Occidental.
  2. Para los empresarios chinos es necesario conocer y establecer una relación de confianza con sus homólogos. Los tratos no se cierran ni a distancias y con viajes cortos
  3. La comunidad china es tenaz y trabajadora y valora las acciones por encima de las palabras. Nunca prometas nada que no puedas cumplir o exageres.

Qué debemos tener en cuenta a la hora de seguir el protocolo en una negociación:

  1. Es fundamental la puntualidad.
  2. Salude debidamente a todos, empezando por los que juegan un papel primordial en la negociación. Para ellos son importantes las jerarquías.
  3. Aunque tengas interprete, es más educado mirar a la cara a nuestro interlocutor.
  4. Los regalos se entregan al final. Si son caros debes dejar claro que son para la compañía y en nombre de la compañía y siempre entre entidades privadas, nunca se debe seguir este procedimiento con entidades públicas, porque no está bien visto. No debemos utilizar el color blanco sino el rojo, que es el color de la suerte.
  5. Si das o entregas  una tarjeta, sosténla con ambas manos y obsérvala durante unos instantes. Es una forma de manifestar tu respeto.
  6. Para ellos la comida forma parte de su vida y sus costumbres, por eso, en el transcurso de la negociación, es posible que le inviten a comer platos típicos de China. Sea abierto y pruebe todo lo que le ofrezcan, pues esto creará una conexión con su interlocutor.img_0516
  7. Si aprendes algunas palabras básicas en su idioma, el empresario chino lo valorará y será una buena forma de romper el hielo.
  8. Para ellos es importante conocerte y conocer tu grado de lealtad y tus actos, lo cual es más importante que el contratos y todas las cláusulas que puedas firmar. Necesitan saber si pueden confiar en ti a nivel profesional.
  9. Hablar chino o tener un intérprete aporta gran valor añadido a la hora de negociar ellos, puesto que demuestra nuestro interés y respeto. ellos son muy agradecidos y saben reconocer el esfuerzo y las deferencias.
  10. Es importante que tengamos en cuenta y respetemos sus festividades, que paralizan el ritmo de las empresas y que celebran con interés y fidelidad a sus costumbres, el mismo que debes demostrar tú. El Año Nuevo Chino es la celebración más especial, es un momento de descanso.
  11. La primera inversión de negocio debe ser generosa, esperaran que un primer pedido de unidades de un producto chino que se vaya a comercializar posteriormente va a ser alto.
  12. Has de trabajar tus gestos, ellos gesticulan mucho. Debes tener cuidado con gestos como mostrar la planta del zapato o señalar, que se pueden malinterpretar.
  13. Para saludar lo normal dirigirse a ellos como Sr. o Sra.

En la cultura asiática: la confianza entre las partes, el interés por su cultura y por interactuar, el respeto, el idioma y hasta los días de fiesta del país son capitales a la hora de establecer una buena relación con compañías del país y de invertir y emprender con sus empresas.

Os dejamos unos tips básicos, para que no se os olviden:

Está claro que el protocolo en los negocios es algo indispensable, pero ¿a quién le corresponde ceder cuando nos encontramos con negociadores con distintas culturas y formas de proceder.

Hay un refrán muy español que dice “donde fueres haz lo que vieres”. Negociar no sólo se traslada a los términos comerciales, también influye en las relaciones interpersonales.

Existe una creencia humana sobre que tener la razón es ganar consideración. Pero esto es sólo desde el punto de vista propio. Se gana más cuando se cede, porque muchas veces hacer creer al otro que tiene ventaja sobre nosotros no es más que otra táctica de negociación. Donde también se recibe una recompensa y nadie pierde.

El ego bloquea toda negociación y nos hace perder. La habilidad de ceder, enmarca un gran resultado para todos: ganar.

Negociar no solo se traslada a los términos comerciales, también influye en las relaciones interpersonales en sí. Si sabes esto solo vas a necesitar una virtud para negociar, la flexibilidad, que nada tiene que ver con la debilidad.

Hay diferentes criterios que se deben tener en cuenta para decidir quién debe ceder, algunos naturales y otros lógicos:

La cultura:

Es evidente que si, por razones culturales, una parte es más expansiva y tiende más a ceder, debe hacerlo por el bien de la negociación. Esta es una de las razones por las que es necesario asesorarse debidamente sobre la cultura y necesidades de la otra parte.

El poder negociador:

La fuerza que una de las partes tenga en la negociación también es un elemento de peso que puede “obligar” a ceder a la parte con menos fuerza, que desea obtener su beneplácito.

Experiencia de aquellos que intervienen en la negociación:

Hay negociadores con mayor experiencia y que conocen mejor otros mercados y realidades, esto les permite ser más flexibles. Es lógico que cedan en favor del bien común, no perdiendo con ello sino partiendo con una ventaja clara en lo que a herramientas se refiere.

El conocimiento y el respeto hacia otras culturas es un elemento esencial a la hora de llevar a cabo negociaciones internacionales.

En la formación de nuestra cultura, nuestros valores y criterios tiene un papel central la socialización, que es el proceso mediante el cual el ser humano aprende, a lo largo de su vida, los elementos socioculturales de su medio ambiente y los integra a la estructura de su personalidad bajo la influencia de experiencias y de agentes sociales.

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La cultura es tan poderosa que influye en la forma como las personas perciben, visualizan y actúan en el mundo y, por lo tanto, en cómo hacen negocios. Esta es la principal razón por la que es importante conocer la cultura que envuelve a aquellos con los que queremos negociar.

La relevancia de la cultura en las negociaciones internacionales trasciende aquellos aspectos visibles como la comida, la ropa y los saludos y también incluye, de manera especial, la forma de pensar y visiones diferentes opuestas frente a una misma realidad.

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“Nosotros no vemos las cosas como ellas son, vemos las cosas como nosotros somos” (Talmud Babilónico).

La manera en que un judío maneja sus negocios, come, vive en familia, duerme y se levanta: todo tiene un propósito.

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Esto es importante tenerlo en cuenta para alcanzar el éxito de nuestra empresa.

  • La cultura judía maneja sus negocios de manera polícroma, dando importancia a las relaciones sociales.
  • Son muy cordiales y una vez establecida relación no tienen problema en que se les llame por su nombre de pila.
  • Es posible que no te den la mano, pero acercarse y mantener contacto visual es importante para ellos, no lo debemos rechazar.
  • Las reuniones son distendidas y prefieren cenar a comer, por una cuestión de economía del tiempo. Aunque para las reuniones prefieren organizar visitas que comidas, cada día se están poniendo más de moda estas últimas.
  • La vestimenta puede ser informal y adecuada a la del país y costumbre de cada uno.
  • Os dejamos un esquema con las pautas mínimas a tener en cuenta a la hora de enfrentar un proyecto nuevo ante esta identidad cultural:

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