Este post podría subtitularse también: “Razones para asignar asientos en un evento”.
Hace unos días me invitaron a una cena, evento de networking, a la que asistía un conocido político de mi localidad.
Después de el cóctel y de los consabidos saludos a amigos, conocidos y asistentes el anfitrión del evento pidió en alto que nos sentásemos.
Lo cierto es que yo me entretuve mirando con curiosidad lo que pasaba, mientras me reía por dentro algo maliciosamente, esperando a ver quién le echaba cara y sacaba de sus adentros un “pequeño Nicolás”.
Nadie hacía caso, todos se miraban unos a otros, preguntaban al de al lado. En una ocasión así todo el mundo quiere el mejor sitio, pero nadie quiere ser maleducado ni quedar como un trepa.
Es divertido ver las caras de todos, una mezcla entre coyote que está a punto de lanzarse sobre su presa y pato mareado que da vueltas sin sentido por la sala.
La resolución del conflicto fue rápida. Los acompañantes del invitado de honor, más acostumbrados a lidiar en estas guerras, reunieron a unos y a otros y se acomodaron cada uno en su mesa. Uno de ellos me miró y con una sonrisa me dijo, mientras me guiñaba un ojo: “¿Tú estás a favor o en contra de asignar asientos?”
A veces pensamos que el protocolo es sólo una cuestión de política o de Casa Real. El protocolo, como hemos dicho tantas veces, es algo del día a día y, en el mundo empresarial nos puede ayudar mucho.
He aquí algunos consejos a tener en cuenta a la hora de asignar asientos en nuestros eventos.
1) Objetivo del evento
Todos nuestros eventos han de tener un objetivo definido, de lo contrario no tienen sentido y no habrá manera de medir sus resultados de forma eficaz y eficiente. Según lo que busco así obro y oriento mi evento.
Si en tu evento pretendes fomentar el networking es de cajón que lo primero es pensar cuales serán los intereses de los asistentes, esto es primordial a la hora de asignar asientos.
Piensa que si los asistentes salen descontentos o aburridos, si no les aporta, no volverán. Puedes perder mucho público porque consideren improductivos tus eventos y se cansen de las pérdidas de tiempo y organización, a la hora de pasar de un acto a otro. Igualmente, puede resultar incómodo para algunos el sentirse obligados a relacionarse con aquellos que no desean hacerlo.
Si lo que pretendes es crear interacciones entre los empleados de una empresa, diferentes profesionales, políticos, etc… asignar asientos es también un buen método.
No permitas que el evento te controle a ti, ni que alguno de los invitados tenga que tomar las riendas del mismo. Sé fiel a tus objetivos y actúa de manera limpia y clara. Eso ayudará a comunicar el mensaje correcto y multiplicará por mil el esfuerzo invertido.
2) Perfil de los invitados
El perfil de los invitados es uno de los criterios a tener en cuenta a la hora de asignar asientos en una cena o comida.
Muchas veces te interesará repartir ciertos invitados entre las mesas para que puedan interaccionar con el resto de asistentes, y puedan tener también oportunidad de hacer networking.
Cierto es que determinados invitados de carácter VIP hacen preciso la asignación de asiento, por motivos de seguridad y para evitar problemas.
Asignar asiento suele trasmitir formalidad, pero si no queremos perder tiempo y existe la posibilidad de que se creen ambientes tensos se pueden asignar mesas, de modo que el invitado pueda escoger asiento dentro de una mesa concreta. Un “ni pa ti, ni pa mi”.
3) Tipo de evento
Si el evento es informal no asignar asientos puede ser una forma de darle flexibilidad y un aire distendido. Los asistentes lo agradecerán y se sentirán más cómodos.
Para un ambiente más dinámico en el que se busca la interacción de los presentes es mejor no asignar mesas. Lo malo de esto es que los últimos en llegar se ven obligados a pasearse buscando un lugar donde sentarse y que los que confirmaron a tiempo se queden sin sitio. Esto lo debes prever también disponiendo, por ejemplo, de una mesa más.
4) Distribución de los asientos
Si escoges asignar asientos opta por un software que te facilitarán la tarea. Te permitirá asignar invitados, imprimir los planos, gestionar cambios de última hora…
Si eres el anfitrión recuerda que no vale sentarse y esperar a que todo el arroz se cueza solo; pasea entre las mesas y haz las presentaciones pertinentes. Puede ayudar el tener “infiltrados” en las mesas así que introduzcan temas de conversación para animar a los invitados a dialogar entre sí, o que propicien que se hable de lo que a ti te interesa para no desviar los objetivos del evento. Y, por su puesto, ni se te ocurra pasar a cobrar en medio del postre con una bolsita. ¡Nada más cutre!
Me despido, como siempre, con un poco de música….
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