UN EVENTO EN ROSA (Cómo organizar un evento benéfico en 5 pasos)

Aunque me gusta escribir sobre cosas que me pasan, nunca hago mención de un evento en concreto.

Esta vez voy a hacer una excepción por tratarse de lo que se trata: El II Desfile de Moda Benéfico Ámate– Leopard Privee, en el TEA (Tenerife Espacio de Artes)

Mi querida Pilar Baez me habló de su proyecto y, sin dudarlo, me ofrecí a colaborar de lo que fuera. Pensé que sería útil para todo, menos para lo que me pidieron: desfilar. Los que me conocéis bien sabéis que soy una “tímida reconvertida”, expresión robada a un gran amigo. Y que, a pesar de mis supuestas habilidades sociales, cuando hay más de diez personas, se me revuelve el estómago y me tiemblan las piernas.

Voy a aprovechar la ocasión para presentaros a todos los participantes y colaboradores y dar una serie de apuntes que os orientarán a la hora de organizar un evento benéfico de éxito.

Organizar un evento en el que participen aficionados, o el público colabore activamente, puede ser un éxito si lo llevan a cabo profesionales.

1.QUIÉN, DÓNDE, CUÁNDO

Lo primero es elegir a la persona o la causa para la que deseas recaudar dinero. Y lo siguiente es ponerse de acuerdo y para ello es necesario reunirse y elegir un tema, dónde realizar el evento y qué tipo de evento. En este caso está claro: Ámate, la asociación de mujeres con cáncer de mama de Tenerife y el evento un desfile de moda, en el TEA, con tapeo y copas como final.

2. EL EQUIPO

Es esencial rodearse de un equipo de voluntarios dispuestos a ayudarte con el evento y que, al final, van a ser los que lo hagan posible. Lo más apropiado es que tengan experiencia en un área particular, como el marketing, organización, capacidad de persuasión y de gestión. Cualquiera que tenga contactos con las empresas locales será valioso, a la hora de solicitar donaciones de bienes y servicios para que el evento sea un éxito.

Los principales colaboradores en este evento de moda fueron:

Pilar Baez de Leopard Privee, la impulsora. Sin ella no habría desfile, todos y cada uno de los diseños que lucían las féminas fueron cedidos por su tienda.

El conocido actor José Antonio Hernández vestía de Lucas Balboa (traje) y Abraham Zambrana (calzado), ambos diseñadores de prestigio internacional, y desfiló junto a Andrea González Hernández, diseñadora de joyas y modelo.

Amalia Padrón, una gran profesional llena de energía que, desde Alberto Cerdán Peluqueros, consiguió que todas estuviesen peinadas a tiempo; que colaboró no solo con ello sino con todo lo que se le puso delante, como pasarela, vestuario.

Eva Marsal, delegada de Tote Vignau en Canarias. Empresa referente a nivel nacional en el sector servicios. Eva, modelo, comercial, economista, diseñadora y productora de eventos, fue la responsable de que 50 mujeres no profesionales desfilasen como si lo fueran por la pasarela instalada en el TEA.

Una gran mujer de la que se puede aprender mucho.

Bea Laynez, original, brillante e impecable diseñadora de tocados, se encargó de “amueblar las cabezas” de algunas de las modelos, con un éxito increíble.

Los pies de las modelos los vistió Cuplé, desde su tienda de Santa Cruz, calle del Pilar.

Y los complementos, además de Leopard Privee, los puso Verónica de Little Pretty y Fascini di Pietra; que, valga la redundancia, os fascinarán.

Nuestro estupendo maquillador de las modelos Carlos Charlie, de Glam Style, Virginia López Bonfante, maquillaje y estética en Ámate, y Ana Solis, Empresaria de Mary Kay, que se encargó de maquillar a los actores que participaron en el evento.

Y los fotógrafos del evento: Jose G. Chinea Noda y Jesús Hernández Garcí .

Sin olvidarnos de la cantante Andrea Cherubino y los presentadores del evento: Mariam Moragas y, uno de los personajes del Carnaval, Harpo Marx

3. PATROCINIOS Y RSC

Puedes buscar patrocinadores que donen cosas para rifar y vender boletos.

Es importante tener una fecha establecida (en nuestro caso la semana rosa del TEA). Los detalles específicos se se deben dar a conocer a los medios de comunicación a medida que se acerque el evento.

Contacta a las empresas locales para patrocinar el evento. Solicita donaciones de bienes y servicios para todo, desde los vasos de papel para las bebidas hasta el diseño gráfico de los carteles. Pregunta a restaurantes si está dispuesto a donar alimentos para tu evento. Cuando les digas a los dueños o encargados del negocio lo que esperas lograr con el evento benéfico, muchos se unirán para ayudar. Patrocinar una buena causa redunda siempre en la imagen de la empresa, ¡házselo ver, sin forzar!

En nuestro caso las empresas locales que colaboraron fueron: Chema Gin Club, El Caracol, Montesano, Misa de 12, Bodegas El Lomo, La Tarteria, Mc Donald’s,… entre otras.

4. LA COMUNICACIÓN
En un evento es fundamental la comunicación. En nuestro caso contábamos con la ayuda de Carlos Paseando por Santa Cruz, un gran comunicador y conocedor de los negocios locales, y de los patrocinadores del evento. Que colaboró dando cobertura informativa al evento en redes.

También es importante contactar con los medios de comunicación locales. Es conveniente enviar una bien organizada y redactada nota de prensa. Contacta a los medios de comunicación locales para darles los detalles; tal vez algún periódico local se ofrezca a anunciar el evento gratis. Si pueden editar carteles y enviar correos a las empresas y personas emblemáticas dentro de la comunidad. Aprovecha el poder de Internet para comercializar el evento en: eventos de Facebook, estados de Facebook, Twitter, un sitio web para el evento… También existen herramientas propias para estos casos.

También contamos con la una “app” propia para el evento, que permitía sacar fotos que se veían en las pantallas colocadas para el evento.

5. EL AGRADECIMIENTO

Dicen las abuelas algo lleno de sabiduría: “Es de bien nacidos ser agradecidos” Agradecer a todos su colaboración es esencial: avisos en línea, en periódicos o personales: a los voluntarios, donantes y a todos los que difundieron el evento. Coloca un aviso de agradecimiento en el periódico y en línea.

Aún así, todos los que hemos participado en este evento podemos decir que el mayor regalo nos la llevamos por colaborar en él. Por conocer a gente fantástica y con corazones de oro. Porque es posible hacer algo benéfico y profesional a la vez; hacer un trabajo gratis no es una excusa para hacerlo peor. Todos hemos aprendido.

Quisiera hacer mención especial de Vicky y Odalis, las estupendas modelos de este año de Ámate y a todas las voluntarias de la Asociación. ¡Campeonas!

Me quedo con el trabajo y las sonrisas de todo el equipo y os dejo unas fotos para que lo veáis vosotros y os animéis.