Protocolo como herramienta de marketing (I)

Vuelvo a la carga con mi blog, después de un tiempo de descanso. Espero que me hayáis echado mucho de menos y que leáis mis nuevos post con más ganas que antes. Si logro no aburriros me daré por bien pagada.

Me pareció que mi visita a Valladolid era una buena oportunidad para “volver al buen camino”.

Junto con mi compañero Vicente Díez, el delegado de la Asociación Española de Protocolo en CyL, participé en las II Jornadas sobre Comunicación y Protocolo que se celebrarán en Valladolid el viernes 17 de marzo, de la mano de la asociación Pro-Joven Valladolid. Como bien señaló mi compañero Vicente, “es fundamental aprovechar la oportunidad de arropar los foros y plataformas a nuestra disposición para el mejor conocimiento de nuestra disciplina profesional”.

Junto a nosotros participaron responsables de comunicación y relaciones de distintas organizaciones de ámbito autonómico, como Narciso Prieto (CAJA RURAL); María José Gutiérrez (Telefónica) o los responsables de la comunicación en las Policías Nacional y Local de Valladolid, Carmen Mediavilla (Jefatura de Policía de CyL) e Iñaki Ayuso (Policía Local), que aportarán la visión de la información desde el punto de vista de la seguridad.

Y fue para mí un motivo de gran alegría desvirtualizar amigos del mundo de la comunicación como Encarna Sandonis.

Mi ponencia llevaba el título de “Protocolo como herramienta de marketing” y quiero contaros cuál es mi visión al respecto:

Como os he contado muchas veces, el protocolo es una herramienta de orden que nos ayuda a optimizar tiempo y recursos… como diría mi amiga Natalia González: “los de protocolo siempre ordenándolo todo y aprovechando el tiempo”.

En el panorama empresarial actual las empresas han de diferenciarse del resto, dotarse de elementos que “las vistan bonito” frente a otras empresas. Muchas veces nos rompemos la cabeza pensando en cómo ser diferentes, destacar… y la manera más fácil de destacar puede que se nos pase desapercibida.

El protocolo ayuda a las empresas a integrarse dentro de un entorno de forma simple y natural, convirtiéndose así en una herramienta de gestión más de la identidad corporativa.

Es evidente que pequeñas, grandes y medianas empresas luchan diariamente por dotarse de rasgos distintivos y diferenciadores que les permitan tener una imagen positiva en la mente de sus públicos ya que esto, hará más aceptables sus mensajes comerciales y sus productos en el mercado. La idea es que el mensaje llegue a destino minimizando los posibles desvíos y desajustes en el mismo.

En este aspecto es primordial el manual de protocolo de la empresa. Se trata de un instrumento muy práctico que no solamente refleja la organización de los actos que se hacen en el mundo empresarial e institucional, sino todas aquellas cuestiones que cada uno debe tener en cuenta para que, de acuerdo a sus características, su idiosincrasia, su estructura económica,… y todas las variables que afecten a la vida misma de la empresa, consiga transmitir, a través de una optima gestión comunicacional, la imagen corporativa a todos los públicos a las que se la quiera trasladar, potenciando la estrategia de política global  interna de la empresa, decidida por la gerencia de la organización.

La clave se encuentra en la implantación de una estructura de organización de la gestión de comunicación que nos permita alcanzar nuestros objetivos. 

En primer lugar, la política general de protocolo de la empresa, que deberá definir estos objetivos posibles y las estrategias para desarrollarlos, además de la estructura definida y jerarquizada del servicio de protocolo necesario. Claro está que la estructura dependerá, fundamentalmente, de la dimensión y características de la entidad.

En segundo lugar, los aspectos de protocolo interno, que abarcan principalmente los aspectos de funcionamiento y jerarquía de la empresa.

Y, en tercer lugar, la sistematización concreta de los actos, orientada a objetivos y política concreta de la empresa. En esta parte deben reflejarse los aspectos organizativos tanto de las juntas de accionistas como de otros eventos propios de las empresas como son desayunos, visitas, inauguraciones, primeras piedras,…

Pero especialmente nunca olvidar que, como diría D. Felio Villarrubia, protocolo es ciencia y arte… y para crear arte se necesita un trabajo previo de preparación y dedicación. Un trabajo protocolo bien hecho garantiza una potenciación efectiva del trabajo de gestión y comunicación.