¿Por qué es importante preparar bien la mesa para una reunión?

Una actividad tan rutinaria cómo preparar una mesa para una reunión puede resultarnos harto sencilla e intrascendente, pero no es así.

Hay diferentes razones por las que el orden en una mesa de reunión nos aporta numerosos beneficios directos e indirectos.

Las cosas no se ordenan por capricho o gusto de “el de protocolo” sino que obedecen a la experiencia y los acuerdos socialmente establecidos.

 Aquí os dejo un esquema claro de cómo poner cada cosa. ¡Ah! Y no pongas nunca los vasos boca abajo, es mejor colocarlas en el último momento para que no les entre polvo. La boca del vaso es lo que se van a llevar a la boca y no es higiénico estarla frotando en las mesas y posavasos. Fíjate que en el restaurante de un hotel de cinco estrellas nunca encontrarás las cosas al revés, por algo será…

Beneficios de preparar bien la mesa de una reunión:

A) Por parte de mi empresa

• Las rutinas en el orden de las mesas facilitan la confianza y la concentración en lo verdaderamente importante, cada uno sabe dónde está su documentación, sus notas, su agua, sus bolígrafos. Evita despistes y posible caos.
• Los carteles nominativos permiten conocer el nombre y cargo de los asistentes, aunque se nos olvide lo tenemos a mano y permite que las negociaciones sean más cercanas.

B) Por parte de los invitados

• Nuestra empresa dará una primera impresión de orden, eficiencia, profesionalidad y cordialidad.
• El visitante se sentirá acogido e impresionado positivamente. La perfección exterior es reflejo de la calidad del servicio y el producto. La primera impresión es fundamental.

C) Como elemento de buena gestión 

• Permite optimizar el tiempo y los recursos de forma considerable, para que no se pierda en buscar sitio, discutir por él,…
• Agiliza y facilita el trabajo. Las reuniones ya nos quitan bastante tiempo como para consumir el doble de tiempo necesario en ellas.