Eventos y Protocolo

La primera norma que uno debe aprender a la hora de trabajar en eventos es que NADA PUEDE DARSE POR SUPUESTO.

La mayor parte de los fallos que se cometen es por dar por supuesto cosas que no tienen porqué ser como nosotros suponemos.

A la hora de preparar a nuestros equipos y de hablar a todas aquellas personas que intervienen en eventos junto a nosotros es importante que cada uno tenga sus responsabilidades bien definidas y que cada cuál esté muy pendiente de lo suyo, sin descuidar la sincronización y la atención al resto del equipo.

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Ayer oía hablar de “la metedura de pata” de “Dvicio” en la entrega de los Grammy. La academia había concedido  a título póstumo el Grammy Latino a Juan Gabriel por su disco “Los dúos 2”. Así, la anécdota de la noche estuvo protagonizada por Andrés Ceballos, componente de la banda española “Dvicio” y encargado de desvelar el ganador. Al ver que nadie subía a recogerlo exclamó: “No está, bueno la academia se encargará de darle este premio y enhorabuena para él. Un aplauso muy fuerte”. Lo que provocó un gran silencio en el auditorio.

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Tal vez hubiese sido un detalle que alguien le indicase al cantante de Dvicio, el dueño del Paraíso, lo que tenía que hacer. Que no se quedase como un pasmarote con el premio en las manos, esperando que “bajasen” a recogerlo…

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Son pequeños detalles que demuestran que, organizando eventos, ningún detalle es nimio… y una tontería puede estropear el momento más emotivo.

“Los eventos representan una herramienta estratégica de comunicación, que consigue impactar directamente y de forma efectiva en los diversos públicos que nos interesan. Así, el éxito del evento repercute en la imagen de la institución de forma directa.”

Para leer el artículo completo pincha aquí: Capacidad de tomar decisiones en #comunicación 

 

Es increíble la cantidad de personas que ignoran la necesidad de encargar determinados trabajos a profesionales de verdad. Hay profesiones que parece que las puede desempeñar cualquiera que se lea un libro de “cómo convertirse en….. en 10 pasos sencillos”. Te lees este libro y ya eres un excelente periodista, informático, diseñador gráfico, estilista, experto en moda, organizador de bodas, protocolista,…

También está la opción de buscarlo en internet… 240 créditos de grado y 60 de master, como mínimo, para que te sustituya Google o cualquier otro buscador de internet (que no tengo nada personal contra ellos). Y no os hago la cuenta en euros por crédito para que no lloréis.

Es cierto que un verdadero profesional lo configuran muchos aspectos:

  • la formación
  • la experiencia
  • la capacidad personal de desarrollar el trabajo y de desarrollarse como persona
  • la actitud
  • la responsabilidad y el empeño

Pero lo que está claro es que “San Google” no puede sustituir a una persona:

  • ¿Y si te quedas sin tarifa de datos y no hay wifi? Ya lo estoy viendo… un embajador buscando su sitio en un evento y el “profesional” diciendo “espere que me ponga de puntillas a ver si encuentro wifi y busco en google dónde tengo que colocarle”.
  • Y si surge un imprevisto, algo que nos obliga a reaccionar con rapidez… ¿Nos vamos a parar a buscarlo en Google? Nuestra profesión requiere rapidez y responsabilidad en las decisiones.
  • Y si Google te da dos opciones contradictorias. ¿Quién ha dicho que todo lo que diga Google es verdad? ¿Quién te garantiza el orden de fiabilidad de una referencia de Google?

BUSQUÉ EN GOOGLE:

“EL AMOR DE MI VIDA”

Y ME DIJO

“QUIZÁ QUISO DECIR:

MITOS Y LEYENDAS”

Estoy seguro de que a ninguno de nosotros nos gustaría llegar malísimo a urgencias y que nos dijeran: “siéntese en esta camilla y vaya buscando en Google lo que tiene”.

La importancia de contratar un profesional en el mundo del protocolo y la organización de eventos puede parecer intrascendente, pero una mala gestión de la comunicación, el orden y la seguridad puede tener graves consecuencias.

Porque un buen profesional, aunque no tenga la solución exacta sabe distinguir cuál es entre todas las posibles.

Este viernes se ha casado Kiko Matamoros con Makoke, para los que no seguís la prensa rosa tal vez ni os suene. Sin embargo creo que todos conocéis, al menos de oídas, a Belén Esteban.

Lo que verdaderamente me ha sorprendido es que Belén nunca haya oído hablar ni haya visto los protectores para los tacones, tal vez nunca ha ido a una boda o un evento sobre césped organizada por un verdadero profesional…

Es importante, en este tipo de eventos cuidar los pequeños detalles, no serían mis primeros Michael Kors hundidos y muertos en el jardín de un evento. Los protectores de tacón no solo impiden que el zapato sufra sino que también impiden que te hundas como el Titanic y, como me pasó a mí en un jardín de la Moraleja, te caigas de espalda (¡sí, pueden reir!).

Los que me seguís de cerca ya sabéis lo amiga que soy yo de los zapatos, por mis fotos épicas… Una invitada preocupada no es feliz en un evento y no ayuda a hacerlo más divertido… ¡Lo digo por experiencia! Y si el zapato es claro y de tela…

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Los tamaños van por tallas, que oscilan según el ancho de los tacones. Son flexibles y fiables. No se caen y no resbalan.

Hay que saber escoger la talla: grandes te caerás, pequeños te rozarán la piel del zapato (una pena).

Como os digo siempre, los pequeños detalles marcan la diferencia y con ellos se gana el corazón de los asistentes.

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Tengo un compañero de protocolo que siempre me recuerda como repartió, a la salida de un evento, esponjitas para limpiarse los zapatos y alguno de los asistentes llegó a escribirle para darle las gracias.

¡No lo olvides, lo pequeño es grande! ¡Haz que los asistentes a tu evento se sientan especiales.

Hoy os quiero hablar de la importancia de la participación de todos los actores en un evento.

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A veces me sorprenden algunos “profesionales” que parece que van por la vida arreando ovejas, o que tiran del brazo de sus “señoritos” como las mamás tiran de los niños en dirección contraria a un puesto de “chuches”. !Seguro que os hacéis una idea de lo que quiero decir!

De ahí la importancia de que los señoritos no vayan a los actos como las vacas van al matadero. Empujados por sus equipos. Sino seguros, conocedores de la situación a la que se van a enfrentar.

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Tan importante es que nosotros sepamos prever cada situacuión, como que hagamos cómplices de ello a nuestros jefes, no para que trabajen por nosotros (está claro), sino en su propio beneficio.

Considero esencial la implicación de todos aquellos que participan en un evento puesto que favorece a:

El éxito de la comunicación

Es obvio que cuando todos los intervinientes principales en un evento saben el lugar que les corresponde, el objetivo del acto,… Les es más fácil controlar lo que hacen dicen y orientar todo ello hacia el éxito del mismo

El correcto desarrollo del acto

Es evidente que cuando uno conoce todos y cada uno de los momentos en los que ha de intervenir y se convierte en actor consciente favorece a que no haya retrasos, equivocaciones, malo entendidos y es capaz de reaccionar con más rapidez. Esto no solo favorece al acto, sino a la misma imagen del susodicho.

La fluidez y naturalidad

Esta serie de circunstancias llevan a que el acto se lleve a cabo sin tropiezos, con fluidez y naturalidad, como discurriría una reunión de amigos, lo que hace que todos se encuentren más a gusto, como en casa. Y que la seguridad que trasmiten que participan en el acto contagie al público que acude al mismo.

La resolución de imprevistos

Si los actores controlan perfectamente su papel, conocen los objetivos y el desarrollo del acto estarán más capacitados para ser parte de nuestra estrategia ante un imprevisto.

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Conclusión: si quieres que tu acto salga bien haz que tu señorito sea parte de él, en la medida de sus posibilidades… No son recomendables los “señoritos florero”.

El protocolo ha sido TT y a mí no se me borra esa sonrisa estúpida de satisfacción cada vez que lo pienso. Me vengo arriba y mi lado revolucionario emerge a lo bestia, mientras yo intento calmarlo casi sin éxito.

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El día 12 de marzo de 2016 pasará a la historia del protocolo como el día que los blogueros de la materia convirtieron su primer encuentro en la Fundación Mapfre en TT.

No puedo decir que haya vuelto con muchas ideas nuevas o con esquemas cambiados, pero este encuentro me ha reafirmado en mis convicciones: el protocolo es serio y merece estar en el lugar que le corresponde. Porque aunque algunos lo crean desfasado, muerto, ¡el protocolo es tendencia!

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Hay cosas que son claras:

  1. El protocolo es comunicación selectiva. Cubre aspectos de la comunicación a los que no llegan el marketing, la publicidad, el periodismo,… Comunicación empresarial, política,… Tan atractivo y variado como puede resultar leer a Delfina Marco y Alfonso Yagüe.
  2. El protocolo es moderno, actual y actualizado, como no enseña Pilar Muiños enredada en el 2.0.
  3. El protocolo es algo tan antiguo como la vida misma, que se alimenta de la historia y la cultura de los pueblos y crece con ellos. Como nos muestran María Requejo, Belén Egea, Yesenia Serpa o Alvar Camero.
  4. El protocolo está en todas partes (hasta en los hoteles lo encuentra Ángela García ), pero no todo es protocolo. Algunos, como Juan de Dios Orozco lo han elegido como único identificador a la hora de nombrar su blog.
  5. El protocolo es comunicación, pero no toda la comunicación es protocolo. Y todos los que nos dedicamos al mundo del protocolo somos apasionados del comunicar, como Daniel Delmás, María Rubio o Ana Valenzuela.
  6. El protocolo no es algo ajeno a la gente, pero tampoco se vende; debe ser fiel a sí mismo. Hasta lo que parece más rígido y complicado puede ser atractivo en manos de un@ gran protocoler@, como María de la Serna. Porque el protocolo es muy fácil, como diría Blanca López.
  7. El protocolo no se rompe, porque el protocolo es flexible. Se construye sobre convenciones y necesita expertos que sepan negociarlas, desarrollarlas, aplicarlas,… con el mayor respeto posible.
  8. El protocolo también está en los detalles cotidianos, no solo en las grandes cumbres mundiales. De los grandes ejemplos del protocolo se aprende para hacer magia con las pequeñas cosas de cada día, que son Cuestión de protocolo para Blanca Otamendi y Arancha, al salir de la oficina.
  9. El protocolo es un arte que se trabaja día a día. Como hacen profesionales de la talla de Mayra Álvarez y Gerardo Correas… que, escriban o no con periodicidad nos regalan grandes momentos.
  10. No hay nada en el protocolo que no sea una perla preciosa que aporte sabiduría a nuestra vida. Y el que no lo crea que le pregunte a Yolanda  Amatriaín.

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Es evidente que después de reforzar mi convicción de todo lo bueno que tiene el protocolo no lo cambio por nada. Sabéis que me gusta repetir hasta la saciedad que el protocolo es un instrumento de conciliación, paz, orden, desarrollo… Y ahora puedo decir que los que escriben sobre protocolo son gente maravillosa.

Desde aquí mi más sincera enhorabuena a las tres mujeres (PBP) que lo hicieron posible y a todos los blogueros que participaron (podéis ver su blogs pinchando en sus nombres o descripciones).

Esperamos el próximo con ansia… ¡Save the day!

Alba Palma… el año que viene te quiero en el ajo ¡No dejes de escribir!