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“¡Eso lo hace mi cuñado, que es muy ‘apañao’, y te hace precio!” Es una de las frases más oídas y un mal endémico de este país. Lo saben los informáticos, los de comunicación, marketing, los electricistas, los Djs, los fontaneros…Y es que, ¡cuánto daño hace al concepto de profesionalidad el cuñadismo o el amiguismo!

Uno se pregunta qué diantres hizo cuatro años o cinco en la universidad, más el correspondiente postgrado, Máster,… si para trabajar bastaba con certificar que eras cuñado de alguien. Al final, en lugar de buscar trabajo va a tener una que buscar marido (que no sea hijo único, ¡claro está!).

Dicho esto, pensemos entonces qué le pasaría a nuestros eventos de empresa si no los organiza un profesional… ¿Es productivo a la larga? 

Los eventos que no organizaun profesional, la inmensa mayoría de las veces, aunque pueda parecer que han sido un éxito, carecen de:

  • Objetivos claros: ya que normalmente se tiende a no establecer objetivos claros, reduciendo el evento a una reunión para “lucir la marca” y juntarse con amigos, sin establecer estrategias claras desde un punto de vista profesional.
  • Capacidad de medir el retorno de la inversión: puesto que el éxito se reduce a la alegría de “se fueron todos contentos, que llevaban mucho sin verse”.
  • Aumento del alcance de nuestra empresa: reducimos nuestros eventos al grupillo de clientes fijos y conocidos, reduciendo nuestros posibles mercados y limitando nuestras posibilidades. Porque nuestros actos se convierten en actos de amigos y cuñados, que acaban hartos de verse en compromisos a los que no se pueden negar.
  • Generar imagen profesional: nos hace perder seriedad y a la larga desgasta nuestra imagen y no aporta.

 

Según L. Moreno, en su libro ” Gestión de la Calidad y diseño de organizaciones. Teoría y estudio de casos”: “un producto o un servicio es de calidad excelente cuando se aplica en su realización los mejores componentes, la mejor gestión y realización en los procesos”, es evidente que el cuñadismo no es un buen elemento que garantice la calidad total en nuestra empresa.

La calidad de los profesionales que escojas para organizar tus eventos refleja dos cosas claras: el índice de tu amor a la empresa misma y a los clientes. Aquel que ama su empresa y a sus clientes busca ofrecer el mejor servicio y trabajo por ello.

Vuelvo a la carga con mi blog, después de un tiempo de descanso. Espero que me hayáis echado mucho de menos y que leáis mis nuevos post con más ganas que antes. Si logro no aburriros me daré por bien pagada.

Me pareció que mi visita a Valladolid era una buena oportunidad para “volver al buen camino”.

Junto con mi compañero Vicente Díez, el delegado de la Asociación Española de Protocolo en CyL, participé en las II Jornadas sobre Comunicación y Protocolo que se celebrarán en Valladolid el viernes 17 de marzo, de la mano de la asociación Pro-Joven Valladolid. Como bien señaló mi compañero Vicente, “es fundamental aprovechar la oportunidad de arropar los foros y plataformas a nuestra disposición para el mejor conocimiento de nuestra disciplina profesional”.

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Junto a nosotros participaron responsables de comunicación y relaciones de distintas organizaciones de ámbito autonómico, como Narciso Prieto (CAJA RURAL); María José Gutiérrez (Telefónica) o los responsables de la comunicación en las Policías Nacional y Local de Valladolid, Carmen Mediavilla (Jefatura de Policía de CyL) e Iñaki Ayuso (Policía Local), que aportarán la visión de la información desde el punto de vista de la seguridad.

Y fue para mí un motivo de gran alegría desvirtualizar amigos del mundo de la comunicación como Encarna Sandonis.

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Mi ponencia llevaba el título de “Protocolo como herramienta de marketing” y quiero contaros cuál es mi visión al respecto:

Como os he contado muchas veces, el protocolo es una herramienta de orden que nos ayuda a optimizar tiempo y recursos… como diría mi amiga Natalia González: “los de protocolo siempre ordenándolo todo y aprovechando el tiempo”.

En el panorama empresarial actual las empresas han de diferenciarse del resto, dotarse de elementos que “las vistan bonito” frente a otras empresas. Muchas veces nos rompemos la cabeza pensando en cómo ser diferentes, destacar… y la manera más fácil de destacar puede que se nos pase desapercibida.

El protocolo ayuda a las empresas a integrarse dentro de un entorno de forma simple y natural, convirtiéndose así en una herramienta de gestión más de la identidad corporativa.

Es evidente que pequeñas, grandes y medianas empresas luchan diariamente por dotarse de rasgos distintivos y diferenciadores que les permitan tener una imagen positiva en la mente de sus públicos ya que esto, hará más aceptables sus mensajes comerciales y sus productos en el mercado. La idea es que el mensaje llegue a destino minimizando los posibles desvíos y desajustes en el mismo.

En este aspecto es primordial el manual de protocolo de la empresa. Se trata de un instrumento muy práctico que no solamente refleja la organización de los actos que se hacen en el mundo empresarial e institucional, sino todas aquellas cuestiones que cada uno debe tener en cuenta para que, de acuerdo a sus características, su idiosincrasia, su estructura económica,… y todas las variables que afecten a la vida misma de la empresa, consiga transmitir, a través de una optima gestión comunicacional, la imagen corporativa a todos los públicos a las que se la quiera trasladar, potenciando la estrategia de política global  interna de la empresa, decidida por la gerencia de la organización.


La clave se encuentra en la implantación de una estructura de organización de la gestión de comunicación que nos permita alcanzar nuestros objetivos. 

En primer lugar, la política general de protocolo de la empresa, que deberá definir estos objetivos posibles y las estrategias para desarrollarlos, además de la estructura definida y jerarquizada del servicio de protocolo necesario. Claro está que la estructura dependerá, fundamentalmente, de la dimensión y características de la entidad.

En segundo lugar, los aspectos de protocolo interno, que abarcan principalmente los aspectos de funcionamiento y jerarquía de la empresa.

Y, en tercer lugar, la sistematización concreta de los actos, orientada a objetivos y política concreta de la empresa. En esta parte deben reflejarse los aspectos organizativos tanto de las juntas de accionistas como de otros eventos propios de las empresas como son desayunos, visitas, inauguraciones, primeras piedras,…

Pero especialmente nunca olvidar que, como diría D. Felio Villarrubia, protocolo es ciencia y arte… y para crear arte se necesita un trabajo previo de preparación y dedicación. Un trabajo protocolo bien hecho garantiza una potenciación efectiva del trabajo de gestión y comunicación.

Todos recordamos con una sonrisa el personaje de empleada del hogar de Gracita Morales en los 60-70…

¡Qué bonito recuerdo!, ¿verdad? Pero los tiempos y la sociedad han cambiado mucho y aquello de “señorito” ya no suena bien sino en su boca. ¡Y ni os cuenta lo se “señorita”!

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“¿Señora o señorita?”, una pregunta que suena a rancio. Pues os sorprenderá aún más cuando os diga que a mí me lo preguntó una azafata de Air Europa en Barajas. Después de llamarme varias veces “señorita” le dije: “soy señora”. A lo que me contestó: “¡Ah, está casada! Perdone!”. Los que me conocéis podéis imaginar se me salían los ojos de las órbitas ante tal espectáculo…

Es evidente que el estado civil de una mujer no es importante y mucho menos para tomar un avión o para realizar bien tu trabajo. Es muy duro tener que luchar contra este tipo de lenguaje sexista y mucho más en el lugar donde uno desempeña su labor profesional.

El objetivo es equiparar, y clarificar, el tratamiento que se le da a todos los ciudadanos. Sin embargo, muchas veces nos encontramos con grandes impedimentos. Por ejemplo, si uno busca en la RAE las definiciones de “señorita” y “señorito” encuentra esto:

1. m. y f. Hijo de un señor o de persona de representación.
2. m. y f. coloq. Persona, especialmente si es joven, a la que sirve un criado.
3. m. coloq. Joven acomodado y ocioso.
4. f. Término de cortesía que se aplica a la mujer soltera.
5. f. Tratamiento de cortesía que se da a maestras de escuela, profesoras, o también a otras muchas mujeres que desempeñan algún servicio, como secretarias, empleadas de la administración o del comercio, etc.


Es evidente que el término recoge acepciones totalmente diferente para la mujer que para el hombre. Estas son algunas de las razones por las que mi blog se llama como se llama… “¡Cómo te lo diría!”.

Fijaos que en femenino se refiere a: “término de cortesía que se aplica a una mujer soltera” y “tratamiento de cortesía que se da a maestras de escuela, profesoras, o también a otras muchas mujeres que desempeñan algún servicio, como secretarias, empleadas de la administración o del comercio, etc”. Y en masculino: “joven acomodado y ocioso”. Y de forma indistinta para los sexos dos definiciones: “amo con respecto a los criados” e “hijo de un señor o de persona de representación”.

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No suele ser lo mismo ser señorita que señorito y, si os percatáis, a ellos no les preguntan “¿señor o señorito?”

¡Todas, absolutamente todas las mujeres, somos señoras! Es bastante desagradable que te pregunten si estás casada o no… y más alguien que no es cercano a ti. El uso sexista del lenguaje ha estado discriminando durante décadas a las señoras solteras de las casadas.

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Y lo peor es cuando el tratamiento de señora o señorita viene determinado por tu apariencia física o tus arrugas… Eso ya es mortal… Me gustaría ver la cara de mis compañeros de trabajo si les hiciesen esto. Pero si hay algo que no me gusta es cuando viene una mujer de más edad que yo y me dice: “te tienes que alegrar porque te llamen señorita. Eso es que te ven joven. A mí me enfada que me llamen señora”. Reconozcamos que esto en el trabajo es una lacra. De hecho, en la cortesía empresarial no hay sexos, ni edades, ni arrugas… importa el cargo.

Está claro que tenemos que quitarnos de la mente que ser “señora te hace vieja, que tampoco es nada malo tener muchos años… Que preguntar determinadas cosas es una impertinencia y que el lenguaje debe adaptarse a los tiempos y no ser sexista. Y todo esto porque las formas ayudan a la hora de crear una buena comunicación en la empresa, con el cliente, y también con nuestros compañeros, cosa que al final favorece y facilita el desarrollo de nuestro trabajo

Este post podría subtitularse también: “Razones para asignar asientos en un evento”.

Hace unos días me invitaron a una cena, evento de networking, a la que asistía un conocido político de mi localidad.

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Después de el cóctel y de los consabidos saludos a amigos, conocidos y asistentes el anfitrión del evento pidió en alto que nos sentásemos.

Lo cierto es que yo me entretuve mirando con curiosidad lo que pasaba, mientras me reía por dentro algo maliciosamente, esperando a ver quién le echaba cara y sacaba de sus adentros un “pequeño Nicolás”.images-4

Nadie hacía caso, todos se miraban unos a otros, preguntaban al de al lado. En una ocasión así todo el mundo quiere el mejor sitio, pero nadie quiere ser maleducado ni quedar como un trepa.

Es divertido ver las caras de todos, una mezcla entre coyote que está a punto de lanzarse sobre su presa y pato mareado que da vueltas sin sentido por la sala.

La resolución del conflicto fue rápida. Los acompañantes del invitado de honor, más acostumbrados a lidiar en estas guerras, reunieron a unos y a otros y se acomodaron cada uno en su mesa. Uno de ellos me miró y con una sonrisa me dijo, mientras me guiñaba un ojo: “¿Tú estás a favor o en contra de asignar asientos?”

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A veces pensamos que el protocolo es sólo una cuestión de política o de Casa Real. El protocolo, como hemos dicho tantas veces, es algo del día a día y, en el mundo empresarial nos puede ayudar mucho.

He aquí algunos consejos a tener en cuenta  a la hora de asignar asientos en nuestros eventos.

1) Objetivo del evento

Todos nuestros eventos han de tener un objetivo definido, de lo contrario no tienen sentido y no habrá manera de medir sus resultados de forma eficaz y eficiente. Según lo que busco así obro y oriento mi evento.

Si en tu evento pretendes fomentar el networking es de cajón que lo primero es pensar cuales serán los intereses de los asistentes, esto es primordial a la hora de asignar asientos.

Piensa que si los asistentes salen descontentos o aburridos, si no les aporta, no volverán. Puedes perder mucho público porque consideren improductivos tus eventos y se cansen de las pérdidas de tiempo y organización, a la hora de pasar de un acto a otro. Igualmente, puede resultar incómodo para algunos el sentirse obligados a relacionarse con aquellos que no desean hacerlo.

Si lo que pretendes es crear interacciones entre los empleados de una empresa, diferentes profesionales, políticos, etc… asignar asientos es también un buen método.

No permitas que el evento te controle a ti, ni que alguno de los invitados tenga que tomar las riendas del mismo. Sé fiel a tus objetivos y actúa de manera limpia y clara. Eso ayudará a comunicar el mensaje correcto y multiplicará por mil el esfuerzo invertido.

2) Perfil de los invitados

El perfil de los invitados es uno de los criterios a tener en cuenta a la hora de asignar asientos en una cena o comida.

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Muchas veces te interesará repartir ciertos invitados entre las mesas para que puedan interaccionar con el resto de asistentes, y puedan tener también oportunidad de hacer networking.

Cierto es que determinados invitados de carácter VIP hacen preciso la asignación de asiento, por motivos de seguridad y para evitar problemas.

Asignar asiento suele trasmitir formalidad, pero si no queremos perder tiempo y existe la posibilidad de que se creen ambientes tensos se pueden asignar mesas, de modo que el invitado pueda escoger asiento dentro de una mesa concreta. Un “ni pa ti, ni pa mi”.

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3) Tipo de evento

Si el evento es informal no asignar asientos puede ser una forma de darle flexibilidad y un aire distendido. Los asistentes lo agradecerán y se sentirán más cómodos.

Para un ambiente más dinámico en el que se busca la interacción de los presentes es mejor no asignar mesas. Lo malo de esto es que los últimos en llegar se ven obligados a pasearse buscando un lugar donde sentarse y que los que confirmaron a tiempo se queden sin sitio. Esto lo debes prever también disponiendo, por ejemplo, de una mesa más.

4) Distribución de los asientos 

Si escoges asignar asientos opta por un software que te facilitarán la tarea. Te permitirá asignar invitados, imprimir los planos, gestionar cambios de última hora…

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Si eres el anfitrión recuerda que no vale sentarse y esperar a que todo el arroz se cueza solo; pasea entre las mesas y haz las presentaciones pertinentes. Puede ayudar el tener “infiltrados” en las mesas así que introduzcan temas de conversación para animar a los invitados a dialogar entre sí, o que propicien que se hable de lo que a ti te interesa para no desviar los objetivos del evento. Y, por su puesto, ni se te ocurra pasar a cobrar en medio del postre con una bolsita. ¡Nada más cutre!

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Me despido, como siempre, con un poco de música….