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Muchos de nosotros hemos pasado por ese momento en el que tenemos que organizar un evento o desarrollar un proyecto, pero nos hace falta la colaboración de patrocinadores; ya sea mediante aportaciones materiales o económicas.

Es una buena solución, que puede convertirse en un proceso duro, largo e infructuoso si no se hace de la forma adecuada y no se cuidan los detalles. Nada es imposible de lograr si se trabaja de la forma adecuada y se elabora un proyecto o se define un evento totalmente justificado y con unos objetivos precisos.

 

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Cuando hay que enfrentarse a algo así, es conveniente establecer una estrategia y seguir una serie de pasos que nos ayuden a alcanzar el éxito.

 

Definir qué tipo de patrocinadores son los más adecuados para tu evento

 

Hemos de definir qué queremos comunicar a través de nuestro evento. Una vez hayas decidido qué tipo de empresas o instituciones quieres que patrocinen tu proyecto has de hacer una lista de las mismas y discriminar con cuáles puedes obtener mayor rendimientos, con cuáles tienes mayores posibilidades de éxito y cuál es el público objetivo de estas empresas. Esto implica estudiar lo que tú y tu evento van a ofrecer a la empresa.

 

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Definir tu competencia y estudiar sus eventos

 

Es importante repasar qué eventos ha desarrollado tu competencias y cuáles tiene en proyecto, para no coincidir, no repetir. Ser innovador y creativo va a abrirte las puertas de las empresas; has de serlo a la hora de crear tu proyecto y a la hora de presentarlo a otros, que vean genialidad, eficacia, eficiencia y brillantez en el mismo.

 

Estudiar las características y objetivos de la empresa. Y definir tu público objetivo y el de las empresas a cuyas puerta vas a llamar.

 

Has de buscar cuáles son los objetivos de la empresa a corto, medio y largo plazo y por qué les puede interesar tu evento. Si han patrocinada eventos o proyectos similares al que les ofreces y si entra dentro de las políticas de patrocinio de la empresa. Hay empresas que únicamente patrocinan determinados eventos, por norma, esto debes tenerlo muy en cuenta.

No vas a pedir ayuda sino que ofrecerás una colaboración mutua que será beneficiosa para ambos. Es por esto que debes definir correctamente tu filosofía y que esta coincida con lo que buscan las empresas patrocinadoras.

 

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Elaborar una propuesta de patrocinio

 

Para elaborar una propuesta adecuada son indispensables una serie de elementos:

  • Exponer quiénes somos y qué hacemos, presentarnos adecuadamente. Tratar de exponer con claridad nuestros objetivos
  • Explicar las características del proyecto. Lugar, tiempo, duración, objetivos, público, plan de trabajo.
  • Presentar un presupuesto completo y desarrollar los motivos por los que precisamos un patrocinador. Incluso detallar si existen varios tipos de patrocinio o si se puede patrocinar solo una parte o un área del proyecto.
  • Explicar los beneficios que obtendrá: fiscales, publicitarios (como elegir el naming del evento, por ejemplo), de networking, de imagen de marca,…

 

Procura además:

 

  1. Incluir toda la información necesaria en el dossier, especialmente la que pueda interesar a tu candidato a patrocinador.
  2. Cuidar la presentación y el lenguaje. Ha de ser claro, conciso y ordenado, para que encuentren lo que quieres que vean con claridad, para esto es importante estudiar los formatos a emplear para llamar la atención. Sin embargo, no olvides la originalidad y la creatividad.

 

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Determinar los tiempos y la estrategia con la que vamos a obtener patrocinios

 

Establecer un cronograma adecuado y los niveles de patrocinio (oro, plata, bronce):

  • Publicidad in-situ, tipos de acciones promocionales, tiempo,…
  • Formas de pago, uso de los fondos, entradas a disposición de la empresa, contratos.
  • Fechas límites de pago, de entrega de logos.
  • Comprobar las fisuras de nuestro dossier, para que no tenga fisuras y resulte claro y contundente

 

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Escuchar a tus posibles patrocinadores

 

Esto es de vital importancia, puesto que nos pueden sugerir opciones de mejora en las que no habíamos pensado. La flexibilidad te puede beneficiar de forma positiva, ya que ofrecer una propuesta adaptada puede procurarte mayores beneficios y hacer a la otra parte más feliz y más satisfecha.

Y, después del evento, cuida tu relación con tus patrocinadores, la fidelización de los mismos creará lazos que te facilitarán el desarrollo de futuros proyectos y la rápida obtención de fondos, teniendo un camino previo preparado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hace unos días la hija de una amiga participaba en el desfile de moda infantil de la temporada primavera-verano de una conocida gran superficie y mi sorpresa ha sido grande al ver la gran desorganización reinante.


En momentos como este se hace patente la necesidad del orden y de establecer criterios de ordenación, incluso en ambientes que no son oficiales.

Para poneros en antecedentes:

  • Desfile de moda infantil de temporada
  • Padres, madres, abuelas, tías,… aprovisionadas con bolsos, botellas de agua, etc. Pensad que cada niño trae consigo una media de seis personas (padre, madre y abuelos) sin contar tíos y amigos, cada uno con sus correspondientes smartphones.

Pero claro, nadie había reservado los asientos para los padres, al menos. Algunas familias llegaron primero y reservaron (no estoy de broma) hasta 15 asientos poniendo chaquetas, bolsos y botellas de agua… Muchos se quedaron de pie, donde sus hijos, algunos muy pequeños, no podían verlos.

La opción del “sálvese quien pueda” nunca es la más acertada. Y hace que un acto pierda “nivel”.

Pero lo mejor fue cuando llegó una señora con muletas y no había sitio para ella, preguntó y preguntó a todo el que veía con el uniforme de la tienda si podía salir alguien de la organización. Nada, fue inútil; la señora de las muletas se tuvo que quedar de pie. Y no fue la única que buscó en vano a “alguien de organización”. No había nadie para recibir, para indicar,… dos o tres trabajadores más pendientes de que nadie echase nada al bolso que de ayudar. Únicamente apareció la responsable al final, para llamar a los padres.

Luego algunos decidieron pegar las sillas al escenario, incluido un carrito de bebé con el bebé dentro… Sin que nadie les explicase que no podían estar tan cerca.


El siguiente fallo fue durante el desfile… Decidieron no quitar las etiquetas a algunos elementos de atrezzo. Fijaos en estas fotos con alarmas incluidas, etiquetas con el precio, precintos,…

Si tenemos en cuenta que cada niño llevaba seis personas como mínimo consigo y que había sesenta niños, tenemos un total de 360 teléfonos móviles con acceso a redes sociales (instagram, pinterest, Facebook, Twitter,…) y a grupos de whatsapp, la cosa se puede volver en contra de la organización.



En tiempos de redes sociales es muy importante cuidar los pequeños detalles porque una foto o un vídeo puede hacerse viral con facilidad. Podemos considerar que un evento pequeño no es relevante en una campaña de marketing, pero esto no es real  porque las redes sociales hacen que algo muy pequeño, como un evento de 30 personas, sea TT.

Es necesario pensar en todos los detalles, elaborar check-list, pensar todo lo que puede surgir, elaborar un cronograma no sólo del acto sino también de la organización misma del acto, pensar en los más débiles,… y estar pendiente de nuestros invitados en todo momento. Y lo más importante: tener muy clara la idea que se tiene que llevar cada asistente de nuestro evento a casa.

Hay quien opina que los elementos que nos aporta el protocolo, no son eficaces y no es así.   Son una auténtica herramienta de marketing que permite que cada uno de los asistentes a nuestros eventos se convierta en nuestro mejor embajador, se vaya cómodo y feliz. Que no salga por ahí enseñando fotos de niños de siete años que parece que se han llevado algo de la tienda, con alarma y todo.

Pero no creáis que termina aquí la cosa, el detalle que le dieron a los niños, que no fue la ropa que llevaban (ni siquiera para los que llevaban bañadores toda la mañana), iba con la etiqueta con el precio. Si yo hubiese sido una madre me hubiese molestado que el esfuerzo de mi hijo fuese valorado por debajo de los seis euros. ¡No es elegante regalar algo con el precio! ¡Nunca lo olvides, es como ponerle valor a la persona que recibe el regalo!

Actualmente la organización de eventos es un sector muy potente y con grandes expectativas de crecimiento. Cuenta con un porcentaje de penetración en el total del sector turístico cercano al 12% y una facturación anual superior a los 5.000 millones de euros.

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Es sabido que todas las empresas y compañías organizan algún evento anual e  invierten en ello dinero y esfuerzo. Acerca de este tema nos surgen numerosas preguntas que debemos responder…

¿Para qué sirve principalmente un evento?

Es más que evidente que los eventos son potentes instrumentos de comunicación. Nos sirven como elemento publicitario y potencian e intensifican los contactos personales, tanto externos como internos. Es lo que se conoce como networking, elemento fundamental en cualquier estrategia de crecimiento o desarrollo de una empresa. Permite obtener reconocimiento y protagonismo en el sector, aumentar ventas y explorar nuevas líneas de negocio.

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Los eventos posibilitan el face to face, difunden el contenido corporativo, premian los logros , potencian las ventas,…

Es fundamental, a la hora de organizar este tipo de eventos, controlar los gastos y adecuar el presupuesto correctamente con el objetivo de lograr una retorno positivo de la inversión.

ESTRATEGIAS PARA ORGANIZAR UN EVENTO

1. Trazar un objetivo claro y adecuado

Es fundamental elaborar un plan con los detalles pormenorizados para un

mejor desarrollo del acto; que este sea sencillo, fluido y adecuado al mensaje que se quiere ofrecer.

2. Priorizar el contenido

Independientemente del escenario debe priorizarse el contenido, es decir, lo que el evento ofrece.

3. Utilizar la tecnología y Comunicar

Las posibilidades son ilimitadas y en constante evolución: videos tridimensionales, videoconferencias en alta calidad, clases on line, mapping, etc. Es necesario comunicar, tanto con nuestro público objetivo como con los medios de comunicación, influencers,… Estos elementos nos permiten alargar la experiencia al máximo  para rentabilizar la inversión.imgres-3.jpg

 

6. Añadir un plus de originalidad

Creando eventos que dejen huella. Eso sí, ciñéndose a los presupuestos. ¡No es necesario gastar mucho para ser original!

7. Recurrir a empresas y personas especializadas

 

La forma más efectiva de que tu evento salga bien es contratando profesionales,…¡no merece la pena jugársela!