fidelización

Muchos de nosotros hemos pasado por ese momento en el que tenemos que organizar un evento o desarrollar un proyecto, pero nos hace falta la colaboración de patrocinadores; ya sea mediante aportaciones materiales o económicas.

Es una buena solución, que puede convertirse en un proceso duro, largo e infructuoso si no se hace de la forma adecuada y no se cuidan los detalles. Nada es imposible de lograr si se trabaja de la forma adecuada y se elabora un proyecto o se define un evento totalmente justificado y con unos objetivos precisos.

 

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Cuando hay que enfrentarse a algo así, es conveniente establecer una estrategia y seguir una serie de pasos que nos ayuden a alcanzar el éxito.

 

Definir qué tipo de patrocinadores son los más adecuados para tu evento

 

Hemos de definir qué queremos comunicar a través de nuestro evento. Una vez hayas decidido qué tipo de empresas o instituciones quieres que patrocinen tu proyecto has de hacer una lista de las mismas y discriminar con cuáles puedes obtener mayor rendimientos, con cuáles tienes mayores posibilidades de éxito y cuál es el público objetivo de estas empresas. Esto implica estudiar lo que tú y tu evento van a ofrecer a la empresa.

 

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Definir tu competencia y estudiar sus eventos

 

Es importante repasar qué eventos ha desarrollado tu competencias y cuáles tiene en proyecto, para no coincidir, no repetir. Ser innovador y creativo va a abrirte las puertas de las empresas; has de serlo a la hora de crear tu proyecto y a la hora de presentarlo a otros, que vean genialidad, eficacia, eficiencia y brillantez en el mismo.

 

Estudiar las características y objetivos de la empresa. Y definir tu público objetivo y el de las empresas a cuyas puerta vas a llamar.

 

Has de buscar cuáles son los objetivos de la empresa a corto, medio y largo plazo y por qué les puede interesar tu evento. Si han patrocinada eventos o proyectos similares al que les ofreces y si entra dentro de las políticas de patrocinio de la empresa. Hay empresas que únicamente patrocinan determinados eventos, por norma, esto debes tenerlo muy en cuenta.

No vas a pedir ayuda sino que ofrecerás una colaboración mutua que será beneficiosa para ambos. Es por esto que debes definir correctamente tu filosofía y que esta coincida con lo que buscan las empresas patrocinadoras.

 

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Elaborar una propuesta de patrocinio

 

Para elaborar una propuesta adecuada son indispensables una serie de elementos:

  • Exponer quiénes somos y qué hacemos, presentarnos adecuadamente. Tratar de exponer con claridad nuestros objetivos
  • Explicar las características del proyecto. Lugar, tiempo, duración, objetivos, público, plan de trabajo.
  • Presentar un presupuesto completo y desarrollar los motivos por los que precisamos un patrocinador. Incluso detallar si existen varios tipos de patrocinio o si se puede patrocinar solo una parte o un área del proyecto.
  • Explicar los beneficios que obtendrá: fiscales, publicitarios (como elegir el naming del evento, por ejemplo), de networking, de imagen de marca,…

 

Procura además:

 

  1. Incluir toda la información necesaria en el dossier, especialmente la que pueda interesar a tu candidato a patrocinador.
  2. Cuidar la presentación y el lenguaje. Ha de ser claro, conciso y ordenado, para que encuentren lo que quieres que vean con claridad, para esto es importante estudiar los formatos a emplear para llamar la atención. Sin embargo, no olvides la originalidad y la creatividad.

 

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Determinar los tiempos y la estrategia con la que vamos a obtener patrocinios

 

Establecer un cronograma adecuado y los niveles de patrocinio (oro, plata, bronce):

  • Publicidad in-situ, tipos de acciones promocionales, tiempo,…
  • Formas de pago, uso de los fondos, entradas a disposición de la empresa, contratos.
  • Fechas límites de pago, de entrega de logos.
  • Comprobar las fisuras de nuestro dossier, para que no tenga fisuras y resulte claro y contundente

 

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Escuchar a tus posibles patrocinadores

 

Esto es de vital importancia, puesto que nos pueden sugerir opciones de mejora en las que no habíamos pensado. La flexibilidad te puede beneficiar de forma positiva, ya que ofrecer una propuesta adaptada puede procurarte mayores beneficios y hacer a la otra parte más feliz y más satisfecha.

Y, después del evento, cuida tu relación con tus patrocinadores, la fidelización de los mismos creará lazos que te facilitarán el desarrollo de futuros proyectos y la rápida obtención de fondos, teniendo un camino previo preparado.