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La necesidad de conocer aspectos culturales de la otra parte negociadora

Después de China e India, Brasil es la tercera potencia económica emergente, poseyendo el mercado más grande América Latina, con un 40% del total. Es por este motivo que, tal vez te interese leer este post.

La cultura corporativa se ve imbuida en las tradiciones del país en el que surge, se desarrolla o negocia, siendo de vital importancia las emociones, aquellas que pueden hacer factible o no el cierre de una negociación. Las buenas relaciones personales ayudan a prolongar las sinergias en el tiempo y a hacerlas más fuertes. Si bien es cierto que este tipo de procesos las alargan en el tiempo, consolidan los lazos que unen ambas partes.

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Sara Riano, unsplash

Desde este enfoque podemos hablar de la importancia de preparar el camino de la negociación, también teniendo en cuenta los factores del protocolo.

¿Qué quiere decir esto? Pues que lo planificaremos muy técnicamente para alinear el camino hacia la cordialidad y la empatía, que nos facilitarán el trabajo.

Los negociadores brasileños, cómo son

Los brasileños no son amigos de las presiones, el regateo, ni de las situaciones de enfrentamiento. No van a ofrecerte todos los datos en un primer encuentro, por lo que te recomendamos paciencia y cordialidad. La confianza y los lazos sociales va a ser un factor clave a la hora de alcanzar el éxito negociador, en Brasil.

Si puedes acercarte a ellos a través de un contacto local tendrás el camino allanado, en cierta forma y podrá ayudarte con todas las dificultades que puedan surgir. Esta figura se conoce con el término “despachante”. Su importancia radica en que te puede facilitar el camino inicial evitándote unas cuantas llamadas de “reconocimiento” y conocimiento.

Sergio Souza, unsplash

Brasil es un país de gente sociable , amigable y que gusta de disfrutar de las reuniones amenas, largas y distendidas. Son conservadores y necesitan estar seguros de la fiabilidad de la otra parte, pero también son cercanos y emotivos. Un brasileño va a valorar que usted muestre sus emociones de forma sincera, pero sin excesos y sin sobrepasar los límites que requiere la compostura empresarial clásica.

Valoran que se les dedique tiempo, por lo que salir corriendo al terminar una reunión no les va a gustar. De la misma forma que has de tomarte con calma el fin de la reunión debes tener en cuenta que es posible que no sean puntuales al llegar. Se toman su tiempo para todo y no es para ellos una informalidad.

Esperan que la negociación se haga con aquellas personas que puedan decidir por sí mismas y que tengan un cargo acorde. Y no les gusta que les cambien al negociador, ya que invierten su tiempo en conocerlo realmente.

Aquacara, unsplash

De la misma forma, les gusta dejar todos los cabos legales bien atados y todos los aspectos del negocio bien cerrados. Eso sí, haz frente a las cuestiones de forma global y directa, no son amigos de las personas que se obsesionan con asuntos puntuales de una negociación y no aportan una visión global, especialmente en las primeras reuniones.

Van a debatir todos los detalles, a medida que te conozcan más y se vaya profundizando en la negociación, prepárate con paciencia para ello.

Respeta las jerarquías, ellos las tienen muy claras y las criticas las encajan mejor si se hacen a modo de sugerencia. Evita enfrentamientos, no ejerzas presión ni regatees, respeta su carácter afable y respetuoso.

Son muy respetuosos con las mujeres profesionales, de la misma forma que con los hombres.

En el momento de la negociación

Es normal que se ofrezca café, no solo al principio o al final, sino que puedes solicitarlo todas las veces que se precise, forma parte de su cordialidad y buen hacer.

Al entrar en una reunión saluda a todos, de pie, y dando la mano, mientras te presentas. Si al principio te preguntan sobre otros temas, responde de manera natural y cercana, luego podrás ofrecerles documentación acerca de la negociación. Es una manera de entrar en confianza, necesaria para el buen funcionamiento de la reunión posterior. Te puede parecer una pérdida de tiempo, pero forma parte de la idiosincrasia propia de Brasil, que, como ya hemos dicho, gusta de saborear cada momento. Por eso, no te va a funcionar tratar de negociar a distancia, tendrás que reunirte con ellos.

Puede que interrumpan varias veces, incluso para atender llamadas telefónicas o a otros clientes. Esto no es falta de cortesía, se considera algo inherente al transcurrir común de una jornada laboral.

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Nunca hables de los tres temas conflictivos típicos: religión, fútbol o política.

Comidas de negocios

Puede que haya reuniones a la hora del almuerzo con el fin de trasladar la negociación a un ambiente más relajado y distendido, pero se opta por restaurantes de prestigio. Paga siempre aquel que invita.

Benjamin Sow, unsplash

Procura llevar un detalle o devolver la cortesía con una nota al día siguiente.

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Otras cuestiones

Los regalos se entregan al final y se abren en ese momento. Y las tarjetas también se entregan al final, antes del apretón de manos con el que es corriente cerrar las negociaciones.

En cuanto a la forma de vestir para las negociaciones, en Brasil, es clásica y formal.

Este post podría subtitularse también: “Razones para asignar asientos en un evento”.

Hace unos días me invitaron a una cena, evento de networking, a la que asistía un conocido político de mi localidad.

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Después de el cóctel y de los consabidos saludos a amigos, conocidos y asistentes el anfitrión del evento pidió en alto que nos sentásemos.

Lo cierto es que yo me entretuve mirando con curiosidad lo que pasaba, mientras me reía por dentro algo maliciosamente, esperando a ver quién le echaba cara y sacaba de sus adentros un “pequeño Nicolás”.images-4

Nadie hacía caso, todos se miraban unos a otros, preguntaban al de al lado. En una ocasión así todo el mundo quiere el mejor sitio, pero nadie quiere ser maleducado ni quedar como un trepa.

Es divertido ver las caras de todos, una mezcla entre coyote que está a punto de lanzarse sobre su presa y pato mareado que da vueltas sin sentido por la sala.

La resolución del conflicto fue rápida. Los acompañantes del invitado de honor, más acostumbrados a lidiar en estas guerras, reunieron a unos y a otros y se acomodaron cada uno en su mesa. Uno de ellos me miró y con una sonrisa me dijo, mientras me guiñaba un ojo: “¿Tú estás a favor o en contra de asignar asientos?”

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A veces pensamos que el protocolo es sólo una cuestión de política o de Casa Real. El protocolo, como hemos dicho tantas veces, es algo del día a día y, en el mundo empresarial nos puede ayudar mucho.

He aquí algunos consejos a tener en cuenta  a la hora de asignar asientos en nuestros eventos.

1) Objetivo del evento

Todos nuestros eventos han de tener un objetivo definido, de lo contrario no tienen sentido y no habrá manera de medir sus resultados de forma eficaz y eficiente. Según lo que busco así obro y oriento mi evento.

Si en tu evento pretendes fomentar el networking es de cajón que lo primero es pensar cuales serán los intereses de los asistentes, esto es primordial a la hora de asignar asientos.

Piensa que si los asistentes salen descontentos o aburridos, si no les aporta, no volverán. Puedes perder mucho público porque consideren improductivos tus eventos y se cansen de las pérdidas de tiempo y organización, a la hora de pasar de un acto a otro. Igualmente, puede resultar incómodo para algunos el sentirse obligados a relacionarse con aquellos que no desean hacerlo.

Si lo que pretendes es crear interacciones entre los empleados de una empresa, diferentes profesionales, políticos, etc… asignar asientos es también un buen método.

No permitas que el evento te controle a ti, ni que alguno de los invitados tenga que tomar las riendas del mismo. Sé fiel a tus objetivos y actúa de manera limpia y clara. Eso ayudará a comunicar el mensaje correcto y multiplicará por mil el esfuerzo invertido.

2) Perfil de los invitados

El perfil de los invitados es uno de los criterios a tener en cuenta a la hora de asignar asientos en una cena o comida.

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Muchas veces te interesará repartir ciertos invitados entre las mesas para que puedan interaccionar con el resto de asistentes, y puedan tener también oportunidad de hacer networking.

Cierto es que determinados invitados de carácter VIP hacen preciso la asignación de asiento, por motivos de seguridad y para evitar problemas.

Asignar asiento suele trasmitir formalidad, pero si no queremos perder tiempo y existe la posibilidad de que se creen ambientes tensos se pueden asignar mesas, de modo que el invitado pueda escoger asiento dentro de una mesa concreta. Un “ni pa ti, ni pa mi”.

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3) Tipo de evento

Si el evento es informal no asignar asientos puede ser una forma de darle flexibilidad y un aire distendido. Los asistentes lo agradecerán y se sentirán más cómodos.

Para un ambiente más dinámico en el que se busca la interacción de los presentes es mejor no asignar mesas. Lo malo de esto es que los últimos en llegar se ven obligados a pasearse buscando un lugar donde sentarse y que los que confirmaron a tiempo se queden sin sitio. Esto lo debes prever también disponiendo, por ejemplo, de una mesa más.

4) Distribución de los asientos 

Si escoges asignar asientos opta por un software que te facilitarán la tarea. Te permitirá asignar invitados, imprimir los planos, gestionar cambios de última hora…

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Si eres el anfitrión recuerda que no vale sentarse y esperar a que todo el arroz se cueza solo; pasea entre las mesas y haz las presentaciones pertinentes. Puede ayudar el tener “infiltrados” en las mesas así que introduzcan temas de conversación para animar a los invitados a dialogar entre sí, o que propicien que se hable de lo que a ti te interesa para no desviar los objetivos del evento. Y, por su puesto, ni se te ocurra pasar a cobrar en medio del postre con una bolsita. ¡Nada más cutre!

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Me despido, como siempre, con un poco de música….